La diócesis de Bilbao se creó hace 60 años y, desde entonces, ha habido diferentes criterios a la hora de guardar documentos. Tal y como relata la directora del Archivo, Anabella Barroso, “cada departamento ha ido guardando sus documentos de forma diversa. Con la llegada de las nuevas tecnologías y los ordenadores, ha habido nuevas complicaciones porque los documentos electrónicos son virtuales, imprimimos más, guardamos diferentes versiones…”.
Dentro del plan de mejora de la organización diocesana, consideraron que era importante crear un Sistema de Gestión Documental para “incluir, organizar y localizar con rapidez todos los documentos generados y recibidos por las personas y organismos integrantes de la Curia – tanto administrativa como pastoral y judicial”. Así, desde el año 2009 se han realizado entrevistas al personal, organizado documentos, se han establecido las tipologías documentales más frecuentes…etc
Retos para el 2011
Anabella comenta que este año será clave para la documentación del Archivo de Curia. “Además de dar a conocer lo realizado, se integrará todo en el Sistema de Gestión Documental. Pero lo más importante es lograr la implicación de todos. A tal fin, se realizarán reuniones a lo largo del año con diferentes personas y estamentos. Cada uno debe asumir la responsabilidad de saber qué guardar, cómo, dónde y durante cuánto tiempo”.
03.01.2011
“Este año será clave para el Archivo de Curia”
El Archivo de Curia se enfrenta este 2011 al reto de consolidar un sistema de archivo adecuado e implantar un sistema de gestión documental. En 2009, con la coordinación del Servicio Diocesano de Archivos y con parte del personal del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia comenzaron a organizar la documentación que se había generado en la diócesis desde su creación en 1950.
