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30.04.2009

“Lo que está perdido, no existe. El desorden es el olvido”

Desde hace dos meses, el Servicio Diocesano de Archivos, por encargo de Vicaría y Secretaría General, está poniendo en marcha un plan global de gestión documental en el Obispado de Bilbao. La clasificación de la documentación existente, el expurgo o eliminación de aquella documentación que carezca de interés, y la creación de un sistema de gestión de archivos que garantice una forma de gestionar la documentación que se genera desde los diferentes departamentos del obispado de una forma eficaz y estable son solo algunas de las acciones que este plan requiere. Silvia Carnicero, María González y Nerea Prieto, de la empresa MSN Dokutalde, son las trabajadoras encargadas de llevar adelante esta tarea.

¿Qué pasos estáis dando?
María González: Para llevar adelante un archivo de curia como el que el obispado quiere crear y gestionar de manera eficaz, hay que ir dando varios y diferentes pasos. Uno de ellos es pasar por los diferentes departamentos y entresacar la documentación que tengan allí. De momento hemos pasado por Educación, por Centros diocesanos, por Liturgia, Relaciones interconfesionales y Caja de compensación. Nos queda mucha tarea todavía.
Lo que clasificamos en cada departamento lo redirigimos luego en tres direcciones distintas. Unas cosas se quedan en la oficina, son las de uso diario. Otras, aquellas que con el paso del tiempo han perdido valor, pasan al archivo intermedio que hay en el propio obispado. El resto, salvo lo que se expurga, va destinado al archivo o a la Biblioteca diocesana, depende del tipo de documentación.
¿Cuánto estimáis que vais a tardar?
Silvia Carnicero: Depende de lo que vayamos encontrando. Pero como plazo tenemos hasta finales de este año. Luego, ya se vera. Pero lo cierto es que, cada día, vamos descubriendo nuevas cosas, nuevos datos y necesidades que necesitan ser integradas para poder ofrecer un sistema de clasificación adecuado.
¿Sabemos lo que guardamos o se pierden los papeles?
S.C.: Se guardan demasiadas cosas. Muchos duplicados, copias, cosas que carecen de cualquier valor documental. En cambio, en muchas ocasiones, las cosas básicas y más importantes, es decir, aquellas que son necesarias para cada tarea, no se guardan, o se guardan mal y cuando hacen falta no se encuentran. Naturalmente, en cada departamento, el criterio para decidir lo que es básico o no, es diferente. Depende de la tarea.
M.G.: Hay quien tiene el criterio de que guardándolo todo se asegura de que, cuando le haga falta, estará a su alcance. Pero lo que esta en el desorden no se encuentra cuando hace falta. Y lo que está perdido, no existe. El desorden es el olvido.
Vuestra tarea de que tiene más ¿de Sherlock Holmes o Indiana Jones?
S.C: Últimamente nos sentimos más Indiana Jones. Y más hoy que estamos rodeadas de revistas que clasificar y catalogar. Pero en esta tarea hay momentos para todo. Antes de empezar a mover papeles hay que hablar con las personas para conocer su tarea, sus necesidades a la hora de utilizar la documentación y poder reunir las claves para poder ofrecerles un sistema adecuado a su tarea. En ese momento somos un poco Sherlock. Y esa es la tarea más difícil. Descubrir tesoros a lo Indiana Jones, es más fácil y, sobre todo, más visible.
¿Qué es lo más raro que habéis encontrado?
M.G.: Se encuentran muchas cosas. Desde curriculums de hace 10 años a un ticket de alpargatas o un catálogo de viajes del Corte Ingles guardado con otra documentación propia del trabajo. Y varias invitaciones de boda.
Esta labor, ¿se puede plantear en una parroquia?
S.C.: En las parroquias, desde el Servicio Diocesano de Archivos, se ha hecho el inventario de todo lo que hay en  215 parroquias, nos faltan 85, y se está elaborando una normativa conjuntamente con el archivo histórico, cancillería, notaría, secretaría general, gerencia y nuevas tecnologías para la gestión integral de la documentación parroquial.